Die elektronische Rechnung wird im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen seit 01.01.2025 schrittweise eingeführt. Je nach Unternehmensgröße gelten gesetzliche Übergangsregelungen bis max. 01.01.2028.
Per E-Mail versandte PDF-Rechnung gelten nicht mehr als elektronische Rechnung.
Diese Änderung wurde im Rahmen des Wachstumschancengesetzes beschlossen, um die Digitalisierung und Effizienz im Geschäftsverkehr zu fördern.
Das bedeutet, dass Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden müssen, um eine elektronische Verarbeitung zu ermöglichen.
Das strukturierte elektronische Daten-Format muss also verbindlich der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen (CEN-Norm EN 16931). Erfüllt werden die Formatanforderungen aktuell zum Beispiel von der XRechnung, die unter anderem im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format, einer Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei.
Wir als swb Vertrieb empfehlen das ZUGFeRD Format, weil Sie weiterhin auch eine visuell lesbare Rechnung erhalten, die zusätzlich eine XML-Datei zur elektronischen Weiterverarbeitung enthält.
Ihre Vorteile
- Rechnungen digital empfangen
- Automatisierte Verarbeitung möglich
- Weniger manuelle Datenerfassung
- Lesbares PDF und strukturierte Daten in einer Datei
- Versand an mehrere Rechnungsempfänger möglich
Was müssen Sie dazu tun
- Prüfen Sie, ob Ihr Buchhaltungs- oder ERP-System ZUGFeRD unterstützt.
- Klären Sie intern die Empfängeradresse(n) für Rechnungen.
- Registrieren Sie sich für den elektronischen Rechnungsempfang bei swb.
Unsere Leistung
- Elektronischer Rechnungsversand, jeweils pro Sparte einzeln (Voraussetzung bei ZUGFeRD und XRechnung, XML-Dateiübermittlung im Standard, u. a.)
- Schnelle Übermittlung Ihrer Rechnungen per automatisiertem E-Mail-Versand
Wichtig: Eine Guthabenverrechnung mit dem nächsten Abschlag ist bei den Varianten ZUGFeRD und XRechnung nicht möglich. Die Guthaben werden ausbezahlt.